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jueves, 25 de febrero de 2010

Efectivo

Unidad I

EFECTIVO

El efectivo representa un recurso propiedad de la entidad al que puede dársele uso para cualquier fin, por lo cual tiene un gran valor para la empresa.
En la práctica contable se denomina efectivo a las monedas de metal o a los billetes de uso corriente, los saldos en las cuentas bancarias y aquellos otros medios o instrumentos de cambio, tales como cheques a favor de la empresa, giros postales telegráficos o bancarios, fondos de caja de cualquier tipo( caja chica, caja variable, oportunidades, pensiones y jubilaciones, protección, etc.), las monedas extranjeras, las monedas de metales precioso, como el oro, plata, etc.
Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo generalmente debe ser presentado como primera partida del balance, salvo aquellos casos en que los fondos de caja, estén sujetos a restricciones o limitaciones por su disponibilidad, razón por la cual deberán excluirse de la sección de activo circulante.

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones.
Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuación:
· Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
· Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.
· Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.
· Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u otros motivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

· División del trabajo
· Delegación de autoridad
· Asignación de responsabilidades
· Promoción de personal eficiente
· Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/contabilidadgioc.htm

ARQUEO DE CAJA

Una sana política de control interno en lo referente a la Caja establece que cada cierto tiempo y de manera sorpresiva se deben hacer arqueos, por una persona autorizada de la empresa en lo referente a los fondos de la Caja Chica, para comprobar la eficiencia y el correcto uso que se está haciendo de este dinero, por parte de las personas responsables.

Lo normal es que la suma de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo asignado a la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso indebido del mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica.

En el caso de que se detecte un faltante, se tienen dos alternativas:

· Cobrarle el faltante al Cajero.
· Considerar como un gasto para la empresa.

Si por el contrario arroja como resultado un sobrante, el mismo se debe abonar a una cuenta de otros ingresos.

Si llegada la fecha de cierre de un ejercicio económico, existen dentro de la Caja Chica comprobantes de egresos que corresponden al ejercicio que termina, y no se ha emitido el cheque de reposición o reembolso, se debe hacer el asiento con cargo a los gastos, y con abono transitorio a la cuenta de Efectivo en Caja, subcuenta Caja Chica.

http://www.cubaindustria.cu/ContadorOnline/Control%20Interno/Caja%20y%20Banco/ARQUEO%20DE%20CAJA.htm

ARQUEO DE CAJA

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

CONCILIACIÓN BANCARIA

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.

Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.
- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Saldo del extracto bancario: XXX
(-) Cheques pendientes de cobro: XXX
(-) Notas crédito no registradas XXX
(+) Consignaciones pendientes XXX
(+) Notas debito no registradas XXX
(±) Errores en el auxiliar XXX
= Saldo en libros. XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.

Unas ves identificadas los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.

En la eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.

La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones

http://www.gerencie.com/conciliacion-bancaria.html

CONCILIACIÓN BANCARIA

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

· Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
· Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
· Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
· Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
· Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
· Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
· Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
· Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
· Errores u omisiones por parte de los Bancos

Existen diferentes métodos de conciliación:

Método de Cuatro Columnas.

Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa.
Conciliación por Saldos Ajustados.

Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no había registrado.

El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera:
· Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: efectos por cobrar de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones.
· Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.

De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el Banco:

· Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho, los cuales no aparecen en dicho estado de cuenta tales como los errores u omisiones los depósitos a última hora.
· Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro, errores u omisiones.

Conciliación por Saldos Encontrados

Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir:

· Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.
· Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa).

INVERSIONES TEMPORALES

Generalmente las inversiones temporales consisten en documentos a corto plazo (certificados de depósito, bonos tesorería y documentos negociables), valores negociables de deuda (bonos del gobierno y de compañías) y valores negociables de capital (acciones preferentes y comunes), adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato para las operaciones. Estas inversiones se pueden mantener temporalmente, en vez de tener el efectivo, y se pueden convertir rápidamente en efectivo cuando las necesidades financieras del momento hagan deseable esa conversión. Las inversiones temporales deben ser:

Negociables o realizables rápidamente.

Destinadas a convertirse en efectivo cuando se necesite, en el término de un año o de un ciclo de operaciones, el que sea más largo.

El que sea negociable rápidamente quiere decir que el valor se puede vender con facilidad. Por ejemplo, si unas acciones se mantienen muy restringidas (no se negocian públicamente) es posible que no tengan mercado o que lo tengan muy limitado y en tal caso puede ser más apropiado clasificar los valores como inversiones a largo plazo. Intentar convertirlos es un principio muy difícil en la práctica. Por lo general, la intención de convertirlos se justifica cuando el efectivo invertido se considera fondo de contingencia para usar cuando sea necesario o cuando se trata de una inversión hecha con efectivo temporalmente ocioso debido al ritmo del negocio.
Cuando se clasifican las inversiones la intención de la gerencia se debe apoyar con las evidencias pertinentes, como la historia de las actividades de inversión de la compañía, acontecimientos posteriores a la fecha del estado de situación financiera, así como la naturaleza y el propósito de la inversión.

Representan erogaciones realizadas para obtener bienes, con la intención de percibir ingresos, servicios o que de alguna forma favorezcan la imagen del inversor. En las empresas financieras, el rubro de inversiones constituirá el principal componente de su activo. En las no financieras, es decir, las dedicadas a actividades industriales, comerciales o de servicios, el rubro de inversiones no acostumbra ser muy importante, excepto en empresas que tienen una o más subsidiarias (filiales) denominadas empresas matrices o controladoras.

Inversiones a Corto Plazo

Denominadas también transitorias o temporales, son las realizadas con carácter eventual en valores de gran seguridad y de fácil convertibilidad en efectivo. En el Balance General, las inversiones transitorias se incluirán dentro del grupo activo circulante o corriente y se pueden considerar como efectivo disponible a corto plazo.

Inversiones a Largo Plazo

Las inversiones en títulos valores u otros bienes, hipotecas, terrenos, edificios, etc., realizadas para obtener beneficios, adquiridas con la intención de no desprenderse de ellas en un plazo no menor a un año o por tiempo indefinido, deben considerarse como inversiones a largo plazo.

Inversiones Temporales a Largo Plazo

Son las realizadas con la intención de que en un futuro mayor a un año sea posible convertirlas en efectivo u otros bienes, sin perjudicar la eficiencia de las operaciones de la empresa. Estas suelen estar representadas por bonos o acciones de cualquier sociedad incluyendo las que pudiéramos considerar como asociado, hipotecas terrenos y edificios.

Inversiones permanentes

Las inversiones que por su naturaleza e intención se han realizado como requisito necesario para mantener o mejorar la eficiencia de las operaciones presentes o futuras del ente inversor.

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